For alle regnskapspliktige bedrifter og virksomheter nærmer det seg tiden for årsoppgjør. Det kan være overveldende for mange, men her får du 20 tips til hva du kan forberede og få på plass før dere setter i gang.
Lurer du på om din virksomhet er regnskapspliktig?
Du finner oversikt hos Brønnøysundregisteret her
Unngå at alt gjøres «i siste liten». Mye skal gjøres og det er mange tidsfrister å forholde seg til i forbindelse med et årsoppgjør. Lag derfor en plan for årsoppgjøret og koordiner denne med revisor. Er det noe du ønsker å ta opp med revisor, er det vanligvis bedre å gjøre dette før nyttår, enn etter.
Gjør unna så mye som mulig av avstemmingsarbeidet før nyttår. Innhent saldoforespørsler fra kunder og leverandører for å kontrollere og avstemme mellomværende. Gi de ansatte en siste frist som de kan forholde seg til for å levere utgiftsbilag til årsregnskapet.
Avklar usikre poster i regnskapet med de som er ansvarlige. Avstemmes regnskapet pr. november, kan eventuelle differanser avklares før nyttår.
Planlegg varetellingen i god tid for å sikre at alt er på plass. Utarbeid en telleinnstruks der det for eksempel angis tidspunkt og varighet for telling, hva som skal telles, ansvarsfordeling, krav til merking av telte områder, krav til kontrolltellinger, behandling av ukurante varer og kontroll av inn/ut av lager.
Sørg for å registrere alle bilag før du starter på årsavslutningen. Registrer alt du har liggende for foregående regnskapsår som du vet om, noe annet vil bare komplisere selve årsavslutningen. Har noe likevel blitt liggende, for eksempel fordi det har vært usikkerhet om hvordan noe skulle behandles, få det gjort så raskt som mulig.
I desember og rundt lønnsinnberetningen i januar blir det travelt! Avstem lønn pr. november – slik at du kan gjøre eventuelle rettelser i forhold til for eksempel personalrabatter, gaver, private bruk av bonuspoeng etc. i desember.
Kundefordringene bør du også gjennomgå i november og ha et spesielt fokus på allerede forfalte poster. Kjør ut en aldersfordelt liste og vurder om forfalte poster skyldes manglende betalingsevne, eller manglende betalingsvilje.
Kjører ut lister fra leverandørreskontro – på samme vis som kundefordringer – i november og pr. 31.12.
Når alle bilag er ført er det mest naturlig å begynne en årsavslutning med å avstemme banken. I utgangspunktet skal saldo pr. 31.12.i regnskapsprogrammet og saldo på kontoutskriften fra banken pr. 31.12 være den samme. I motsatt fall må du finne ut hva avviket er og dokumentere dette.
Husk å føre renter pr. 31.12. Ikke alle banker er like raske med å sende ut kontoutdragene etter nyttår. Kravet til dokumentasjon av bankinnskudd, lånegjeld, kontanter og lignende følger av bokføringsforskriften § 6-2.
Har virksomheten justeringspliktige kapitalvarer (fast eiendom eller gjenstander av større verdi) må det vurderes om det er foretatt en årlig justering på grunn av bruksendring, eller justering i løpet av året på grunn av salg eller annen overdragelse. Det skal foreligge dokumentasjon for bruken av kapitalvarer gjennom året. Ved salg eller annen overdragelse skal avtaler om overdragelse av justeringsplikt/rett være dokumentert.
Har du planlagt nyinvesteringer tidlig i 2021, kan du jo også sjekke muligheten for å gjennomføre dem før årsskiftet slik at du får skattemessige avskrivninger for hele 2020.
Bokføringsloven krever at alle balanseposter pr. 31.12 som ikke er ubetydelige, skal dokumenteres. Dette for å underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet.
For å avstemme merverdiavgiften må du se på oppgjørskontoen for merverdiavgift (ofte konto 2740). Pr. 31.12. bør saldoen på denne kontoen være den samme som du skylder (eller har til gode) merverdiavgift for 6. termin. Dersom dette ikke er tilfellet, må det undersøkes hvorfor.
Kartlegg alle periodiseringer som må gjøres ved å sammenligne mot fjorårets avsetning, analyser mot resultatposter og kontroller mot bilag påfølgende måned.
Vær tidlig ute med å be forsikringsselskapet sende oversikt over den andelen av forsikringer som skal inn på lønnsoppgave til de ansatte. Da har du også grunnlaget som det skal beregnes arbeidsgiveravgift av.
Be aktuar om alle nødvendige beregninger når det gjelder kostnader og forpliktelser i forbindelse med fremtidige pensjonsforpliktelser.
For selskaper med bil i næring skal det noteres kilometerstand pr, 31.12., biltype/modell og registreringsnummer.
Styret skal etter aksjeloven påse at virksomheten til enhver tid har forsvarlig med egenkapital, men det er kanskje naturlig å ta en ekstra sjekk rundt årsskiftet etter hvert som «brikkene» faller på plass.
Kontrollere om ev. lån gitt til aksjonærer i selskapet faller inn under reglene som gjør at disse skal innberettes som utbytte. Dette gjelder også eventuell økning av eksisterende lån.
I aksjonærregisteroppgaven melder du inn eventuelle endringer i hvem som eier aksjer, hva som er utdelt i utbytte gjennom året, kapitalendringer osv.
I linken nedenfor finner du en oversikt over noen frister for årsoppgjøret 2020.
Dersom du ikke sender inn pålagte oppgaver, ikke retter deg etter pålegg om bokføring eller ikke gir opplysninger etterspurt i en kontroll fra skatteetaten kan du bli ilagt tvangsmulkt.
Disse tipsene er hentet fra Revisorforeningen, og mer utfyllende om hvert av tipsene kan du lese her.